Ihre Personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren

1. Informationen zum Datenschutz

Wir freuen uns, dass Sie sich bei der Appinio GmbH bewerben wollen. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben.

2. Allgemeines

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Appinio GmbH
Große Theaterstraße 31
20354 Hamburg, Germany

Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns per E-Mail unter jobs@appinio.com

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Welche Daten werden genutzt?

Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet:

Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

3. Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses – § 26 BDSG

Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages, verarbeitet. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/ oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreiche Datenerhebungen erforderlich sein. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

4. Einwilligung – Art. 6 Abs.1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG

  1. Wenn Sie uns gegenüber eine freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung bestimmter personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
  2. In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung: Aufnahme in den Bewerberpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren.
  3. Sofern wir Datenverarbeitungen auf Ihre Einwilligung stützen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richten Sie möglichst per E-Mail an jobs@appinio.com. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.

5. Datenverarbeitung aufgrund des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielsweise dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtsstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

6. Feedback-Fragebogen

Um unsere Bewerbungsprozesse zu optimieren und uns als Arbeitgeber zu verbessern, bieten wir Ihnen die Möglichkeit an, Ihr persönliches Feedback abzugeben. Hierzu senden wir Ihnen an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse einen Feedback-Fragebogen. Wenn Sie an der Umfrage teilnehmen, werden von unserem Dienstleister Greenhouse (siehe Punkt 7 „An wen werden Ihre Daten weitergegeben?“) das Feedback, Positionstitel und Standort der Position sowie Jobkategorie und ggf. Art der Anstellung erfasst, auf die Sie sich beworben haben. Diese Informationen werden anschließend an die kununu GmbH und eventuell andere verifizierte Bewertungsplattformen übermittelt und dort ohne Nennung Ihres Namens veröffentlicht. Kununu kann keinen Bezug zu Ihrer Person herstellen. Bitte beachten Sie aber, dass möglicherweise andere, z.B. Ihr Arbeitgeber, Sie aufgrund der von Ihnen angegebenen Informationen des veröffentlichten Feedbacks identifizieren können.

7. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.

Interne Stellen können Fachbereiche oder Abteilungen unseres Unternehmens sein.

  1. Als externen Dienstleister setzen wir Greenhouse Software, Inc. ein. Die Greenhouse Software, Inc., 18 West 18th Street, 11th Floor,New York, NY 10011 USA (nachfolgend “Greenhouse“), betreibt das E-Recruiting-System Greenhouseunter der Domain greenhouse.io (nachfolgend „greenhouse.io“), auf dem Unternehmen Stellenanzeigen schalten sowie Bewerbungen empfangen und verwalten können.
  2. Greenhouse verarbeitet im Rahmen dieser Tätigkeiten personenbezogene Daten lediglich im Auftrag und für die Zwecke von der Appinio GmbH und ist daher sogenannter Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO.
  3. Greenhouse.io ist die zentrale Plattform für unser Bewerbermanagement. Bei der Nutzung unseres Online-Formulars werden Ihre personenbezogenen Daten direkt in greenhouse.io erfasst. Auch im Falle einer Post- oder E-Mail-Bewerbung können Ihre Daten in das E-Recruiting-System überführt werden.

8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

  1. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
  2. Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihre Einwilligung erteilt haben („Bewerberpool“), speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für drei weitere Jahre. Bei konkretem Anlass können wir Ihrer Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.
  3. Sollten Sie Ihre Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, d.h. Ihre Daten und Ihren Account löschen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und nach Ablauf von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens endgültig gelöscht.
  4. Sofern Sie Ihr Kandidatenprofil nicht mehr nutzen und keine Einwilligung in die längere Datenspeicherung im Bewerberpool erteilt haben, werden die Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
  5. Sie selbst können Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit löschen bzw. ein Löschbegehren stellen oder die Verarbeitung einschränken lassen.

9. Welche Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?

  1. Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.
  2. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung oder auf Löschung Ihrer Daten. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.
  3. Sie haben weiterhin das Recht, nicht einer auf ausschließlich automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir keine ausschließlich automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Entscheidungsfindung.
  4. Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 l.it. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  5. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
  6. Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich per E-Mail an jobs@appinio.com wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben bzw. ergreifen werden.

10. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

11. Was passiert, wenn Sie Ihre Online-Bewerbung unterbrechen?

  1. Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden auf der Plattform technisch notwendige Cookies eingesetzt. Während des Bewerbungsprozesses findet eine Datenübertragung an greenhouse.io statt. D.h. von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden in greenhouse.io erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für unser Unternehmen eingeschränkt einsehbar.
  2. Ihre Daten, die Sie im Rahmen der Online-Bewerbung angegeben haben, können Sie in Ihrem Kandidatenprofil jederzeit einsehen, bearbeiten oder aktualisieren.
  3. Sofern Sie in Ihrem Kandidatenprofil keine weiteren Änderungen vornehmen, beispielsweise eine laufende Bewerbungen abschließen, eine neue Bewerbung starten oder die Daten einer bestehenden Bewerbung ändern, werden Ihre Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des letzten aktiven Bewerbungsverfahrens gelöscht.
  4. Sie selbst können für Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit ein Löschbegehren stellen. Nach dem das Löschbegehren gestellt wurde, werden Sie über das genau Löschdatum informiert und Ihre Daten werden nach den festgelegten Bedingungen dieser Datenschutzrichtlinie automatisch gelöscht.